Etiqueta de correo electrónico: cómo comunicarse profesionalmente con jefes, colegas, clientes y empleados
- 1. Mantenga clara la línea de asunto
- 2. Usa saludos
- 3. Usa saludos formales con los superiores
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- 4. Use saludos informales con colegas
- 5. Sea agradable y centrado
- 6. No uses emojis
- 7. Mantenga los párrafos cortos
- 8. Aborda un solo problema
- 9. Usa un cierre efectivo
- 10. No use una PS
- 11. Sepa cuándo no enviar un correo electrónico
Jule Romans es autora de "Take Advice From Shakespeare" y otros libros. Tiene décadas de experiencia escribiendo sobre temas educativos.
Cuando se comunique por correo electrónico, no se limite a tirar su profesionalismo por la ventana. Da una buena impresión con estos 11 sencillos consejos.
Weston MacKinnon a través de Unsplash; Canva
Seguir estos 11 sencillos consejos de etiqueta de correo electrónico mantendrá la profesionalidad de sus correos electrónicos y mejorará el impacto de sus comunicaciones con jefes, colegas, clientes y empleados. Estos consejos son simples y fáciles de recordar, pero muchas personas los pasan por alto. Utilice estos consejos y destaque entre la multitud como un verdadero profesional.
1. Mantenga clara la línea de asunto
La línea de asunto de su correo electrónico es lo primero que verá su lector. Asegúrese de que esté cuidadosamente redactado con el debido respeto por la posición de la persona. Mantenga la línea de asunto lo más clara y corta posible sin sacrificar el significado. Esto es algo muy difícil de hacer bien. Recomendé revisar su línea de asunto por segunda vez después de completar su correo electrónico para hacer los ajustes que considere necesarios.
Sobre todo, sea cortés en la línea de asunto de su correo electrónico. Este no es el lugar para intentar llamar la atención, hacer demandas o participar en un humor inapropiado. Una buena regla general es nunca poner nada en la línea de asunto que pueda ofender a un lector tradicional. Es mejor estar seguro que parecer poco profesional.
2. Usa saludos
Los saludos no son una oportunidad para ser creativo. Manténgalos simples, predecibles y tan formales como sea posible en las circunstancias dadas. Use dos puntos o comas para la puntuación. No use signos de exclamación o puntos suspensivos en el saludo de un correo electrónico profesional.
Los saludos formales incluyen los siguientes términos, siempre seguidos de un honorífico y un apellido.
- Estimada Sra. Smith:
- Buenos días, Dr. Jones:
- Buenas tardes, Sr. Clark:
En algunas situaciones, puede optar por usar simplemente el nombre formal de la persona, seguido de dos puntos. Esta opción corre el riesgo de sonar fría, pero puede funcionar bien en algunas situaciones.
- Señora Smith:
- Dra. Jones:
- Sr. Clark:
Los saludos informales contienen un saludo y el nombre de pila de la persona.
- Querida Mary:
- Hola John:
- Buenos días, Jenifer:
De la misma forma, también puedes optar por utilizar el nombre de pila de la persona, o simplemente el saludo. Use dos puntos o una coma dependiendo de lo que sea apropiado para la situación.
- Hola:
- Buenos días,
- John,
- María:
3. Usa saludos formales con los superiores
Una buena etiqueta de correo electrónico profesional requiere que use un saludo en cada correo electrónico hasta el momento en que tenga un intercambio informal. Incluso en una respuesta a una respuesta a una respuesta, evite la tentación de simplemente escribir una sola palabra u oración.
La excepción a esta regla es si su superior ha dejado de saludar. En ese momento, pueden estar indicando que quieren información simple y clara sin mucho desorden. En ese caso, responda adecuadamente, pero mantenga un tono muy respetuoso en todas las interacciones. Si su superior todavía usa saludos, asegúrese de hacer lo mismo.
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En resumen, siga el ejemplo de cualquiera que esté en una posición más alta que usted y use un saludo formal cuando tenga dudas.
4. Use saludos informales con colegas
Muestre siempre a sus compañeros el respeto de un saludo. Un simple “Hola (nombre)” o “Buenos días:” será suficiente. Si se trata de un correo electrónico profesional, no comience simplemente con el contenido, incluso si está escribiendo a un amigo o compañero de trabajo cercano.
Para los colegas que aún no conoce, se considera más profesional usar dos puntos después del saludo. Para colegas con los que ya está familiarizado, usar una coma es una forma de señalar una relación más informal o más cercana.
Siéntase libre de usar saludos informales con compañeros de trabajo o amigos cercanos, pero asegúrese de usarlos, especialmente si su correo electrónico está enfocado en el negocio.
5. Sea agradable y centrado
Asegúrate de que tu primera oración suene positiva y atractiva. Léelo una vez que termines de escribir todo el correo electrónico y ajústalo según sea necesario. Recuerde que las palabras en los correos electrónicos no tienen el mismo tono que el lenguaje hablado. Mantenga el tono positivo pero profesional.
Evita frases innecesarias como “espero que estés bien”. Estas frases son de naturaleza más personal y no se suman al contenido de su mensaje. En su lugar, opta por frases que suenen más profesionales pero que también tengan un tono positivo.
6. No uses emojis
El tono es difícil de determinar en un correo electrónico. Los emojis dan tono en contextos personales y menos formales, pero no son apropiados para correos electrónicos comerciales o profesionales.
Si le preocupa cómo se puede recibir su mensaje, reescriba sus palabras y oraciones. Haga que un colega cercano lea el correo electrónico antes de enviarlo. Obtenga comentarios. Tómate un descanso y vuelve. Haga todo lo necesario para que el tono general de su correo electrónico sea efectivo; simplemente no uses un emoji.
7. Mantenga los párrafos cortos
Los párrafos de los correos electrónicos deben tener unas tres oraciones de largo. Si es necesario, los párrafos se pueden ampliar a cinco oraciones, pero trate de no hacerlo muy a menudo. La comunicación por correo electrónico debe ser enfocada, clara y no abrumadora para su lector.
Use viñetas y negritas con moderación para proporcionar enfoque y facilitar que su lector eche un vistazo a sus puntos principales. Si tiene mucho que decir, considere usar un archivo adjunto.
8. Aborda un solo problema
Siempre que pueda, mantenga sus comunicaciones por correo electrónico enfocadas en un solo tema. Si tiene varios temas diferentes para abordar, considere crear un tema general y usar una lista numerada o viñetas. Si hace esto, mantenga la lista en no más de cinco elementos.
Si debe abordar una variedad de preguntas no relacionadas a la vez, puede ser mejor programar una cita para discutir las cosas en persona.
9. Usa un cierre efectivo
Firme su nombre simplemente y agregue una firma de correo electrónico profesional que incluya toda la información de contacto necesaria. No agregue información adicional después de su firma de correo electrónico profesional. No incluya ninguna información innecesaria o superflua en un correo electrónico profesional. Esto incluye citas, gráficos, caracteres ASCII, emojis o fotografías de los miembros de su familia.
10. No use una PS
Una posdata, también conocida como secuencia de comandos posterior, es para pensamientos adicionales que se agregan después de que se ha terminado y firmado una carta. El uso de un PS se originó cuando la comunicación escrita se hacía en papel con una oportunidad limitada para editar una vez que se terminaba la carta. Dado que el correo electrónico permite una gran cantidad de ediciones, no use PS Go back y edite su correo electrónico para agregar cualquier información adicional que se le ocurra.
11. Sepa cuándo no enviar un correo electrónico
Su mensaje puede entregarse mejor en persona, a través de una llamada telefónica o con un documento más extenso. También es posible que sea mejor como presentación, discusión informal o chat. Piense en el correo electrónico como una herramienta de comunicación formal de mediana duración. Si lo que tiene que decir es muy breve e informal, una charla puede servir mejor a su propósito.
Este artículo es preciso y fiel al leal saber y entender del autor. El contenido es solo para fines informativos o de entretenimiento y no reemplaza el asesoramiento personal o el asesoramiento profesional en asuntos comerciales, financieros, legales o técnicos.
© 2021 Julio Romanos
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