¿Está dirigiendo grandes reuniones? Aquí está cómo saber
- Cumplir con el liderazgo es una habilidad que se puede aprender
- ¿Por qué incluso tenemos reuniones?
- Las reuniones tienen efectos secundarios
- Leer más de Toughnickel
- Dos preguntas para evaluar el éxito de la reunión
- Tipo 1: Grandes Reuniones
- Tipo 2: Reuniones divertidas pero improductivas
- Tipo 3: Reuniones productivas pero dolorosas
- Tipo 4: Escurridores de vida
- ¿Logró la meta o el propósito de su reunión?
- ¿Generaste Efectos Secundarios Relacionales y Culturales Positivos o Negativos?
- Qué hacer cuando los resultados son mixtos
Ryan Wilson, MBA, PMP, LCSW trabaja en administración de atención médica en Indianápolis, IN.
Cumplir con el liderazgo es una habilidad crítica en cualquier lugar de trabajo moderno. Hacerlo bien lo distingue de sus compañeros y aumenta la productividad y la cooperación en su lugar de trabajo. Hacerlo mal frustra a los participantes y hace perder el tiempo. Entonces, ¿por qué tantas reuniones todavía se llevan a cabo tan mal?
Cumplir con el liderazgo es una habilidad que se puede aprender
El liderazgo en reuniones es una habilidad que se puede aprender, pero desafortunadamente, rara vez se enseña como tal. Ese hecho siempre me asombra. La calidad de las reuniones tiene un impacto enorme en la productividad y la satisfacción de los empleados en casi todos los lugares de trabajo modernos.
Dirijo más de 15 reuniones cada semana. Supongamos que cada reunión tiene un promedio de ocho participantes y dura una hora. Eso significa que, como mínimo, soy responsable de 120 horas de trabajo de otras personas cada semana. Eso equivale a tres empleados de tiempo completo sentados en reuniones conmigo todo el día, todos los días. Ese tipo de inversión no puede dejarse al azar. Esta habilidad exige ser practicada y dominada.
Al igual que un oficio, dirigir reuniones requiere tanto arte como ciencia y lleva años dominarlo. En este artículo, presento el tema y comparto una forma básica de evaluar el éxito de sus reuniones.
¿Por qué incluso tenemos reuniones?
Una reunión es cuando nos reunimos para. . . mmm . . ¿hacer cosas? He estado en innumerables reuniones sin ningún propósito o dirección aparente. Nos reunimos como moscas en la luz de un porche y miramos fijamente hasta que se acaba. Obviamente, este tipo de reuniones son dolorosas, y todos hemos estado allí. Pero realmente, ¿qué es este ritual en el lugar de trabajo donde todos nos reunimos y discutimos cosas? ¿Por qué lo hacemos?
¿Está utilizando las reuniones como herramientas con propósitos? ¿O son solo una forma de llenar el tiempo?
Una reunión es una herramienta. No es una cosa con un fin en sí mismo. La única razón para una reunión es lograr algo. Así como existe un martillo para golpear cosas, existe una reunión para lograr cosas.
Las reuniones son excelentes herramientas para la coordinación, el debate, la generación de ideas, la toma de decisiones, el control del pulso, el intercambio de información (a menos que se pueda hacer con un correo electrónico) y la celebración. Fuera de estos fines, las reuniones tienen un uso limitado.
Comprender el propósito de una herramienta es solo el primer paso. La herramienta aún debe manejarse con habilidad y competencia. Sentarse en una reunión mal dirigida es como ver a alguien clavar un clavo con el mango de madera de un martillo: la herramienta adecuada; mal uso No golpeamos clavos con mangos de madera, sujetamos el mango y golpeamos sólidamente con la cabeza.
Las reuniones son las mismas. Use la herramienta correctamente y se pueden lograr grandes cosas. Si se usa mal, se puede desperdiciar mucho tiempo y energía. Dirige malas reuniones bajo tu propio riesgo.
¿Ha evaluado la eficacia de sus reuniones?
Las reuniones tienen efectos secundarios
Este punto es muy importante de entender. La forma en que se lleva a cabo una reunión produce efectos secundarios o subproductos que pueden ser positivos o negativos. El líder de una reunión debe lograr el propósito de la reunión. y generar subproductos positivos. Estos subproductos apoyan y construyen o se deterioran y corroen la cultura y las relaciones en el lugar de trabajo.
Gran parte de esto se reduce al estilo de liderazgo y a escuchar. Por ejemplo, puedo obtener comentarios rápidamente y facilitar una decisión al mandar a la gente durante una reunión. Si bien podemos lograr nuestra meta, los participantes se irán frustrados y su confianza en mí se verá erosionada.
Los efectos secundarios positivos de las reuniones incluyen conexión con colegas, sentimientos de logro, tutoría, sinergia, comprensión, aprendizaje más profundo y más. Estos son inmensamente valiosos en la cultura organizacional y, a menudo, conducen a resultados financieros positivos a largo plazo.
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Los efectos secundarios negativos de las reuniones incluyen futilidad, ira, confusión, conflictos interpersonales, falta de logros y aislamiento. Estos son asesinos de la cultura que eventualmente pueden conducir a un aumento de los costos y una disminución de la calidad.
Solo una de estas reuniones conduce al éxito a largo plazo.
Dos preguntas para evaluar el éxito de la reunión
Las dos preguntas para evaluar la eficacia de sus reuniones son:
- ¿Logró la meta o el propósito de su reunión?
- ¿Generaste efectos colaterales relacionales y culturales positivos o negativos?
Las respuestas a estas preguntas se combinan en solo cuatro posibles tipos de resultados de reuniones, como se ve en el gráfico anterior.
Tipo 1: Grandes Reuniones
Las grandes reuniones cumplen su propósito y generan efectos secundarios positivos. Se siente bien estar en estas reuniones. El impulso hacia adelante satisface a los triunfadores y produce un beneficio organizacional.
Los efectos secundarios positivos generan confianza entre el grupo y un sentido compartido de propósito y logro. la gente en realidad disfrutar estar en estas reuniones porque alimentan tanto la realización como las necesidades sociales.
Tipo 2: Reuniones divertidas pero improductivas
Estas reuniones son exactamente como suenan: divertidas pero improductivas. Son improductivos en el sentido de que no se logra el propósito de la reunión, pero pueden desempeñar un papel importante para vincular a los miembros del equipo y proporcionar un descanso cuando los tiempos han sido difíciles.
Nunca recomiendo programar reuniones sin un propósito, pero ocasionalmente, cuando surge la necesidad, permitir que una reunión se convierta en una reunión social no es lo peor que podría pasar, siempre que no tenga asuntos urgentes que atender.
Tipo 3: Reuniones productivas pero dolorosas
Estas reuniones cumplen su propósito, pero de tal manera que cobran un precio a los participantes. El estilo de estas reuniones puede tomar muchas formas, pero el punto es que aunque el trabajo se realiza para obtener ganancias a corto plazo, se sacrifican los beneficios a largo plazo de la cultura organizacional y relacional.
Por esa razón, prefiero tener una reunión divertida pero improductiva que una reunión productiva pero dolorosa cualquier día de la semana. Los efectos secundarios negativos de estas reuniones darán frutos negativos con el tiempo, así que tenga cuidado si esto es un patrón en su lugar de trabajo.
Tipo 4: Escurridores de vida
Los drenadores de vida hacen exactamente lo que sugiere el nombre: drenan la vida de los participantes. Lo hacen porque no se satisface ninguna necesidad, no se logra nada ni profesional ni socialmente. La gente dirá cosas como "eso fue una completa pérdida de tiempo" o "eso fue doloroso" después de los drenajes de la vida.
¿Mi consejo? Simplemente no permita que este tipo de reuniones sucedan. No se logra nada de beneficio para la organización, y producen frutos negativos que cada participante tiene que gastar energía para tratar más adelante. Son asesinos y no pertenecen a ninguna parte en el lugar de trabajo porque no honran ni a la empresa ni a los participantes individuales de la reunión.
¿Logró la meta o el propósito de su reunión?
De las dos preguntas, esta es la más fácil de responder. Si bien lograr el propósito a veces puede ser un desafío, generalmente está claro si sucedió o no. Obviamente, esto requiere conocer el propósito de la reunión y los puntos específicos de la agenda en primer lugar.
Si no conoce el propósito, considere cancelar o posponer la reunión. Los propósitos de la reunión pueden incluir la coordinación, la discusión, la generación de ideas, la toma de decisiones, la verificación del pulso, el intercambio de información (usar con moderación) y la celebración.
Las tácticas, estructuras y diseños de reuniones utilizados para lograr el propósito variarán, pero por ahora basta con decir que debe conocer el propósito de su reunión y tener un plan para lograrlo en consecuencia.
¿Qué pretende lograr su reunión?
¿Generaste Efectos Secundarios Relacionales y Culturales Positivos o Negativos?
Esta pregunta es más difícil de responder porque está abierta a interpretación. La clave aquí es que generar efectos secundarios positivos en la reunión requiere la adaptabilidad del líder de la reunión para que coincida con el contexto específico y los participantes de la reunión.
El estilo de liderazgo que genera efectos secundarios positivos varía drásticamente según la industria, los roles involucrados, las personalidades de los participantes, el nivel de confianza entre los participantes, el propósito de la reunión y varios otros factores.
Considere cómo podría dirigir una reunión con un grupo de ingenieros experimentados frente a un grupo de enfermeras recién graduadas. Usted, como líder de la reunión, no solo emplearía diferentes diseños y técnicas de reunión para lograr su propósito, sino que probablemente también adaptaría instintivamente su estilo de liderazgo para satisfacer las necesidades y expectativas de los participantes de la reunión.
Este tipo de adaptabilidad se requiere de los grandes líderes de reuniones. No solo lo ayuda a lograr su propósito específico, sino que también genera confianza y produce muchos otros efectos secundarios positivos.
Qué hacer cuando los resultados son mixtos
Las personas son complejas, y las reuniones que involucran a grupos de personas lo son exponencialmente más. Inevitablemente dirigirás reuniones que algunos pensaron que fueron excelentes y otros que pensaron que fueron abismales. Las razones de esto son muchas, pero incluso podrían ser tan simples como que el extrovertido disfruta de la animada reunión mientras que el introvertido se siente abrumado. Esto es común en las reuniones. Haga todo lo posible para generar efectos secundarios positivos con la mayor frecuencia posible con tantos participantes como sea posible.
Al dirigir reuniones, no siempre acertarás. A veces, te alejarás y dirás “sí, eso no fue lo mejor que pude. Me encantaría tener ese de vuelta”. Siga adelante. Aprende de tus errores. Aborda tus fallas personalmente cuando sea necesario. Luego vuelve a subir al caballo y hazlo de nuevo. No dejes que la perfección sea enemiga de la mejora y el eventual dominio.
Este artículo es preciso y fiel al leal saber y entender del autor. El contenido es solo para fines informativos o de entretenimiento y no reemplaza el asesoramiento personal o el asesoramiento profesional en asuntos comerciales, financieros, legales o técnicos.
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