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¿Cómo crear una agenda de reunión simple?

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¿Cómo hacer una agenda de reunión? Con una planificación adecuada, se pueden evitar reuniones improductivas. Creo firmemente en la simplicidad y en descomponer las cosas en sus componentes principales. El método más simple que conozco para prepararme y dirigir reuniones altamente efectivas las divide en solo tres elementos esenciales que me gusta llamar «las 3 A».

En esencia, las reuniones constan de solo tres cosas: los asistentes, la agenda y los elementos de acción. Centrarse en estos logra al menos el 80% de lo que necesita hacer cuando se trata de planificar reuniones. Se pueden agregar otras características o construir sobre estas según sea necesario, pero como regla general, no agregue más complejidad sin una buena razón. En la mayoría de los casos, esto es suficiente.

Las 3 As de la Planificación Efectiva de Reuniones: agenda de una reunión

  1. Asistentes: Las personas adecuadas para hacer el trabajo
  2. Agenda: Los objetivos y actividades correctos de la reunión
  3. Acciones: Las acciones de seguimiento adecuadas para impulsar el trabajo

1. Asistentes

Los asistentes están determinados por el propósito de la reunión, así que comience por conocer su objetivo. ¿Qué quieres lograr? Una vez que esté claro, pregunte quién debe estar allí para tomar esas decisiones o contribuir con ese trabajo. El objetivo aquí es hacer que la reunión tenga el tamaño adecuado (aunque eso a veces es más difícil de lo que parece). Si hay muy pocos asistentes, se pierden personas clave, lo que genera trabajo sin terminar y más reuniones. Demasiados y algunos se quedarán sin hacer nada, preguntándose por qué están allí.

Una herramienta útil aquí es RACI, que significa responsable, responsable, consultado, informado. Si bien se utiliza principalmente en contextos de gestión de proyectos y procesos comerciales, también es una excelente herramienta para reuniones.

El sistema RACI: agenda de reunión de trabajo

  • Responsable: Los que hacen el trabajo
  • Responsable: Los responsables de que se haga el trabajo (probablemente los aprobadores del trabajo terminado)
  • Consultado: Aquellos que brindan información clave o ayuda
  • Informado: Aquellos para mantenerse al tanto pero no involucrarse en detalles

Típicamente, el responsable necesita ser invitado. Si el responsable debe ser invitado depende de la etapa del trabajo y de su deseo de participar. Los consultados pueden ser invitados caso por caso dependiendo del valor y el alcance de su aporte. Si no se incluye, creó otra vía para recibir su aporte. Generalmente, el informado no necesitan ser invitados sin una razón convincente (por ejemplo, como una oportunidad de aprendizaje para ellos).

Cuando tenga dudas sobre una persona en particular, haga una verificación mental rápida para ver en qué categoría encaja la persona y si tiene sentido invitarla o no. Enumerar a cada asistente y su categoría también puede ser útil para reuniones grandes, complejas y de alta prioridad.

Es importante tener una agenda establecida para que su reunión no pierda rumbo.

2. Orden del día

La agenda es el corazón de una reunión, ya que define lo que los asistentes harán con su tiempo juntos. La agenda debe mostrar claramente el propósito de la reunión y estar muy enfocada en la acción. Cada agenda de reunión es única, pero hay dos categorías de reuniones útiles en las que pensar al desarrollar una agenda. Se trata de reuniones y sesiones de trabajo periódicas.

Reuniones recurrentes

Las reuniones recurrentes suelen tener un marco de tiempo recurrente y un conjunto estático de participantes. Estas reuniones incluyen reuniones de equipo, actualizaciones de estado de proyectos, uno a uno, revisiones de operaciones y más. El impulsor principal a menudo es construir y mantener el conocimiento y la comprensión compartidos del pasado y el presente, una tarea que comúnmente se denomina «estar en la misma página». Hay poder en una comprensión compartida del estado actual como base para decisiones futuras. Sin embargo, intente hacer esto de una manera que sea eficiente, involucre retroalimentación bidireccional y no se centre demasiado en los informes.

Sin embargo, las reuniones periódicas pueden ser complicadas porque las agendas a menudo incluyen muchos tipos diferentes de elementos, como la toma de decisiones, la planificación u otros elementos que se asemejan a las sesiones de trabajo. Sea diligente al revisar si la reunión es realmente el espacio adecuado para estos elementos. A veces lo es; a veces no lo es. Y recuerde la ley de Parkinson: ese trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para completarlo. Por lo tanto, no dude en acortar las reuniones o terminarlas antes si todo el trabajo está terminado. A la gente le encanta recuperar el tiempo.

Sesiones de trabajo

Las sesiones de trabajo tienen uno o unos pocos objetivos claros, y los participantes son seleccionados para reunirse específicamente para colaborar con ese fin. El propósito de estas reuniones podría ser la lluvia de ideas, la planificación, la resolución de problemas, la toma de decisiones, el diseño o cualquier otra tarea orientada a objetivos. Estos son a menudo esfuerzos creativos porque el enfoque está en el futuro, o lo que viene después en nuestro trabajo. Por esa razón, encuentro que estas son las reuniones más agradables.

La clave de cualquier sesión de trabajo es comenzar con el objetivo final en mente. La claridad en los objetivos conduce a agendas alineadas y actividades enfocadas. El proceso para alcanzar la meta es un proceso creativo que es único para el líder y los participantes, pero la meta final debe ser lo suficientemente clara para saber si la alcanzó o no. Uno podría conceptualizar ciertos puntos de la agenda dentro de las reuniones periódicas como mini-sesiones de trabajo. Eso puede ayudar a aclarar la miríada de elementos adicionales que a menudo se incluyen en las reuniones periódicas.

3. Elementos de acción

Si una reunión pasa sin seguimiento, ¿se llevó a cabo realmente? Este punto no se puede enfatizar lo suficiente. Los contenidos de la reunión deben afectar las acciones futuras de los participantes. De lo contrario, se encontrará en un ciclo de pensamiento: «Te juro que ya discutimos este problema hace un par de meses». El método más simple es simplemente registrar elementos de acción a lo largo de la reunión. El líder puede hacer esto directamente o asignar la tarea a un miembro del grupo. Asegúrese de registrar la(s) acción(es) necesaria(s) y la(s) persona(s) responsable(s). Las fechas de vencimiento también son útiles en algunas situaciones. Piense en los elementos de acción como el oro precioso que extrajo y cernió durante la reunión.

Una vez que termine la reunión, envíe los elementos de acción a los participantes e indique cómo y cuándo hará el seguimiento para garantizar su finalización. El seguimiento puede ser en la próxima reunión o lo que tenga más sentido dados los elementos. Las personas a menudo se sienten «malas» al hacer un seguimiento de los elementos de acción. Sin embargo, es simplemente una forma de asegurar que el trabajo siga avanzando como todos acordaron durante la reunión. Confiar y verificar es la mentalidad aquí. Todo el mundo está ocupado y, a veces, un recordatorio amistoso puede evitar que un elemento importante se pierda en la confusión.

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