Cómo administrar su correo electrónico: el método de las 5 D
Carolyn es una diseñadora de instrucción centrada en el alumno que es experta en generar contenido nuevo y mejorar los materiales existentes.
No me malinterpreten: el correo electrónico es una herramienta increíblemente útil. A decir verdad, para la comunicación que no es urgente, prefiero escribir un correo electrónico que enviar un mensaje de texto o llamar a alguien por teléfono. Es la forma asincrónica perfecta de transmitir su mensaje y le permite seleccionar cuidadosamente sus palabras. Además, deja un rastro escrito de la conversación en caso de que alguna vez lo necesites.
El problema surge cuando el correo electrónico comienza a dominar tu día y tus procesos de pensamiento. Todos sabemos que debemos mantenernos al día, pero la tarea parece desalentadora. Con eso en mente, se me han ocurrido algunos consejos rápidos sobre cómo domar a la bestia.
Es posible que haya visto alguna versión de estos consejos antes sobre una bandeja de entrada física o electrónica. Aun así, siga adelante para ver mi versión actualizada personalmente de este enfoque clásico.
Las cinco D de la gestión de correo electrónico
- Indiferencia
- Borrar
- Digerir
- Delegar
- Aplazar
1. Ignorar
En primer lugar, permítanme decir lo obvio: debe darse de baja de cualquier correo electrónico que ignore de forma rutinaria y/o que ya no sirva a sus mejores intereses. Por lo general, hay un enlace para "darse de baja" o "administrar suscripciones" en la parte inferior de los correos electrónicos generados comercialmente. Comience aquí antes de hacer cualquier otra cosa. Si no estás seguro, cancela la suscripción de todos modos. Siempre puede optar por volver a participar más adelante.
2. Eliminar
Ha recibido otro anuncio de zapatos (o cualquier artículo que haya comprado por última vez). No desea darse de baja por completo todavía porque es posible que tengan una venta futura en la que le gustaría participar. Entonces, por ahora, solo mire el correo electrónico (o solo el título) y presione el botón Eliminar con la conciencia tranquila. Use esta opción solo para el correo electrónico que no necesitará por ningún otro motivo.
3. Digerir
Si el correo electrónico se refiere a algo de su interés, deberá digerirlo. Eso significa leer el correo electrónico y obtener el contenido importante. Después de eso, elimínelo de inmediato o archívelo. Tengo carpetas para mi correo electrónico, que he diseñado cuidadosamente para guardar los correos electrónicos (de manera que pueda ubicarlos) que pueda necesitar en el futuro.
Cuando tomo una decisión sobre si debo o no conservar un correo electrónico, me esfuerzo mucho por no mantener cosas de naturaleza de "eventos actuales". Solo archivo cosas a las que puedo necesitar hacer referencia en el futuro. Tampoco guardo cosas que podría volver a encontrar con una búsqueda rápida en Google.
Hagas lo que hagas, no dejes que siga en tu bandeja de entrada una vez que lo hayas leído. Si desea volver a leerlo, es posible que desee "aplazarlo" en lugar de archivarlo (consulte el paso 5) o posiblemente incluso imprimirlo (para usarlo con moderación).
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4. Delegado
Delegar significa reenviar el correo electrónico a otra persona que puede actuar en consecuencia o simplemente leerlo. No necesariamente tiene que ser el jefe de alguien para delegar un correo electrónico. En este caso, solo lo está sacando de su bandeja de entrada y en la de otra persona para su placer de lectura. Si va a necesitar una respuesta y/o necesita hacer un seguimiento para asegurarse de que se haya hecho algo, asegúrese de diferir una copia para usted también.
5. Aplazar
Adoro absolutamente esta opción. Dave Crenshaw (de LinkedIn Learning) me enganchó con esta técnica. La mayoría de los paquetes de correo electrónico tienen una función de repetición. Puede diferir el correo electrónico para mañana, para el próximo fin de semana, para el próximo mes o incluso para el próximo año. También puede aplazar un tiempo personalizado, como hacer que un correo electrónico vuelva a aparecer justo antes de una reunión en línea cuando necesite consultar el contenido.
Si quiero leer tranquilamente y disfrutar de algún contenido, pero no tengo tiempo en este momento, pospongo el correo electrónico hasta más tarde en la jornada laboral o justo antes de acostarme (según el tema). Incluso se sabe que pospongo el mismo correo electrónico varias veces (sí, eso está permitido).
Hecho
Bien, aquí hay una sexta "D" sin cargo adicional: ¡listo! Siguiendo estos pasos, terminará con una bandeja de entrada de correo electrónico vacía, lo que puede ser muy gratificante. Casi se siente como unas mini vacaciones. Claro, no ha terminado "técnicamente" con sus correos electrónicos, pero los ha ordenado y priorizado de una manera que hará su vida mucho más fácil.
Si tiene algunos consejos que le gustaría agregar, por favor compártalos en los comentarios. Me encantaría saber de usted. Aquí está el curso de LinkedIn que usé como referencia.
Este contenido es preciso y verdadero al leal saber y entender del autor y no pretende sustituir el asesoramiento formal e individualizado de un profesional calificado.
© 2021 Carolina Campos
Carolyn Fields (autor) de Dakota del Sur, EE. UU. el 27 de agosto de 2021:
¡Gracias por leer y comentar, Liz! ¡Me alegro de que lo hayas encontrado útil!
Liz Westwood del Reino Unido el 27 de agosto de 2021:
Este es un artículo muy interesante y útil. No había oído hablar de la función de repetición antes. Tiendo a hacer mucho de lo que dices. Además, comencé a archivar correos electrónicos que quiero guardar en carpetas.
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